Ilves ry, hallinto-ohjesääntö 29.1.2018

ORGANISAATION TOIMIVALTAJAKO

Johtokunta

Seuran toimintaa johtaa ja sen talouden hoidosta sekä omaisuudesta huolehtii ja vastaa sekä seuraa edustaa vuosikokouksen valitsema johtokunta.

-        toimia seuran ylimpänä toimeenpanevana ja valvovana elimenä niin, että seuran tarkoituksen ja tavoitteiden mukaiset toiminnat toteutetaan suunnitelmien mukaisesti

-        olla vastuussa seuran toiminnasta lakien ja asetusten mukaisesti

-        suunnitella ja kehittää seuran kokonaistoimintaa sekä johtaa seuran toimintaa seuran tarkoituksen ja tavoitteiden mukaisesti

-        vahvistaa tehtävän jako keskuudessaan sekä valita tarvittavat jaostot, valiokunnat ja työryhmät suorittamaan niille määrättyjä johtokunnalle vastuullisia tehtäviä

-        vahvistaa tarvittavat ohjesäännöt jaostoille, johtajistolle ja toimihenkilöille, jaostojen toiminnan seuranta

-        vastata seuran taloudesta - ostot yli 5.000 euron osalta (hallinto), lainan otto (myös jaostojen osalta), avustukset jaostoille, merkittävät sisäiset lainat, sijoitukset, omaisuuden myynti, sikäli kun ei kuulu yleisen kokouksen päätettäväksi, seuran merkittävät sopimukset

-        pitää jäsenluetteloa, hyväksyy ja erottaa seuran jäsenet

-        tehdä seuran toimintakertomus ja tilinpäätös

-        tehdä toiminta- ja taloussuunnitelma seuraavaa toimintavuotta varten

-        hoitaa seuran tiedotustoimintaa

-        valita ja erottaa seuran täysipäiväisiksi palkatut toimihenkilöt ja sopia heidän eduistaan

-         jaostojen puheenjohtajat valitsee kukin toimiva jaosto keskuudessaan, mutta valinnat on vahvistettava johtokunnassa

-        vastata ja huolehtia seuran toimitiloista ja niitä koskevista sopimuksista

-        seuran nimenkirjoitus sääntöjen mukaan

-        vuosikokousajasta ja paikasta päättäminen

-        edustajat ulkopuolisiin hallituksiin

 

Johtajisto

Johtajiston tehtävänä on johtokunnan apuna huolehtia kiireellisistä ja juoksevista asioista ja niiden vaatimista päätöksistä. Johtajiston toimenkuvan määrittelee johtokunnan vahvistama ohjesääntö.

-        jaostojen merkittävien sopimusten hyväksyminen, esim. useampivuotiset tai euromäärältään yli 30 000,-

-        tilapäiset työntekijät

-        tilien avaukset (tai valtuutus toimistolle)

-        johtokunnan koollekutsuminen

Laajennettu johtajisto

Johtajisto ja eri jaostojen puheenjohtajat muodostavat laajennetun johtajiston, jonka tehtävät määritellään myös johtokunnan vahvistamassa ohjesäännössä.

 

-        lajien välinen yhteistyö

-        jaostojen yleiskatsaus

-        tilapäiset sisäiset lainat

-        hallinnon ostot 1.500–5.000 euron osalta

-        Ilves – merkin käyttö

-        työntekijöiden palkkausedut

-        työsuojelutoiminta

-        Ilveksen edustukset eri yhteisöjen vuosikokouksissa 

-        vahvistaa jaostojen kokoonpanon

-        olosuhdeasiat

-        viranomaistarkastusten ja selvitysten valmistelu

-        toimintasuunnitelmien ja budjettien valmistelu (ry ja jaostot)

-        johtokunnan jäsenten valinnan valmistelu jaostojen esitysten pohjalta

-        kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsen

-        Ilves ry:n ja Ilves-Pallo ry:n sääntömuutosten valmistelu

-        ansiomerkkien anomisten valmistelutyö ja seuranta

 

Seuran puheenjohtaja

-        johtokunnan, johtajiston ja laajennetun johtajiston koollekutsuminen

-        merkkipäiväonnittelut

-        seuran edustaminen yleisesti

-        suhteet yhteistyöseuroihin

-        suhteet Tampereen kaupunkiin

-        toimiston henkilökunnan esimies

 

Seuran varapuheenjohtajat

-        seuran edustaminen yhteisöjen kokouksissa

-        puheenjohtajan avustaminen

-        merkkipäiväonnittelut

-        ostojen talouden seuranta

 

Johtokunnan jäsenet

-        seuran edustaminen puheenjohtajiston estyneenä ollessa

-        merkkipäiväonnittelut

Jaostot

-        henkilövalinnat lajin piirissä

-        jaostojen budjetit, talouden seuranta

-        jaostokohtaiset yhteistyösopimukset

-        toimintamaksut

-        joukkuemäärät

-        lisenssivakuutuksista huolehtiminen

-        määräaikaiset valmennuspäälliköt

-        toiminnan ja talouden tilanneraportointi johtajistolle

-        toiminnan koordinointi

-        turnaukset ja muut tapahtumat

-        varustesopimukset tai niiden esittely johtajistolle

-        olosuhdeasioiden, mukaan lukien halliyhtiöiden asioiden hoitamisesta päättäminen

 

Jaoston puheenjohtaja

-        Futis – liigan ostot yli 3.000 euron osalta

-        jaostojen laskujen hyväksyntä

-        jaoston kokoaminen ja jaoston alaisten työryhmien asettaminen

-        pelaajasiirrot yhdessä valmennuspäällikön tai vastaavan kanssa

-        valmentaja- ym. sopimukset (ei päätoimiset)

-        jaoston kokousten koollekutsuminen

-        lajiin liittyvä sidosryhmäyhteistyö

 

B: TEHTÄVÄNKUVAUS

TALOUSHALLINTO

Ilves ry:n ja Ilves-Pallo ry:n sekä sen jaostojen/joukkueiden taloushallinnosta päättää johtokunta. Jaoston/joukkueen ja seuran toiminnassa mukana olevien yhdistyksen nimissä keräämät varat ovat yhdistyksen varoja. Johtokunta päättää näiden varojen käytöstä.

BUDJETIT

Jokainen joukkue laatii budjetin ja toimittaa sen oman jaostonsa vetäjälle. Samoin jokainen jaosto tekee oman budjettinsa ja yhdistelmän jaosto + joukkueet. Tämä käsitellään ko. jaostossa ja toimitetaan johtajistolle. Merkittävät poikkeamat budjetista kauden aikana pitää tuoda aina oman jaoston käsittelyyn.                    

Juniorijoukkueiden budjettien tulee perustua suurimmalta osin pelaajilta kerättäviin kausimaksuihin.

HANKINNAT

Hankinnoista päättää 30 000 euroon asti jalkapallossa ja futsalissa jalkapallojaosto, jääurheilussa jääurheilujaosto, salibandyssä salibandyjaosto, ringetessä ringettejaosto ja hallinnon osalta 1500 € saakka toimistopäällikkö, 1500–5000 € välillä johtajisto ja tältä ylittävältä osalta johtokunta. Futis-Liigan osalta hankinnoista vastaa 3000 € saakka Futis-Liigan toiminnanjohtaja ja ylimenevältä osalta yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa. Toimintaan liittyvät jokapäiväiset hankinnat tekevät jaostojen päälliköt, muilta osin ko. jaosto mm

-        laitehankinnat (esim. tietokone, puhelin)

-        isommat ostot (vaikka sisältyisivätkin budjettiin)

-        varainsiirrot

-        lisäykset kalustoon

-        poistot kalustosta

ILVES MERKIN KÄYTTÖ

Ilves merkin käyttö on toteutettava harkitusti ” Ilveksen arvoisesti”. Mikäli valmistetaan Ilves-merkillä varustettuja tuotteita, lupa pitää kysyä laajennetulta johtajistolta.

ILVEKSEN NIMISSÄ TAPAHTUVA MYYNTI

Jokaiseen Ilveksen nimissä tapahtuvaan tuote- tai arpojen myyntiin on haettava etukäteen lupa johtajistolta.

JÄSENMAKSUT

Jokaisen sektorin vetäjän tulee huolehtia ja valvoa, että toiminnassa mukana olevat maksavat seuran jäsenmaksun.

LAINAN OTTO/ANTO

Joukkue tai mikään jaosto tai hallinto ei voi ottaa tai antaa lainaa ilmanjohtokunnan lupaa.

MAKSETTAVAT KORVAUKSET

Seuran sopimuksiin merkitään yläraja, jota Ilves ry:lle aiheutuvat kulut eivät saa ylittää. Tämä yläraja sisältää sekä sopimuksessa määritellyt palkaa että maksettavat kulukorvaukset. Sopimus voi sisältää pelkkiä kulukorvauksia vain, mikäli kulut ovat todellisia ja niiden määrä ei ole huomattava (km-korvaus enintään 2000 e ja 20 kpl päivärahaa)

MUUT SOPIMUKSET

Koko seuraa koskevat mainos-, varuste ym. sopimukset sopii johtokunta. Joukkuetasolla joukkueenjohtajat neuvottelevat mainossopimukset ja jaostoje tasolla jaostot ja voivat allekirjoittaa ne. Jokainen sektori huolehtii omasta taloudestaan.

NIMENKIRJOITTAJAT

Seuran nimen kirjoittavat johtokunnan puheenjohtaja yksin tai varapuheenjohtaja ja johtokunnan varsinainen jäsen, kaksi yhdessä

OMAISUUDEN MYYNTI

Mikäli myydään Ilves ry:n omaisuutta, myyntipäätöksen tekee johtajisto ja johtokunta vahvistaa merkittävimmän omaisuuden osalta, ellei kyseessä ole yleisen kokouksen toimivaltaan kuuluva myynti

ORGANISAATIO (koskee lähinnä jaostoja)

Henkilövalinnat, mikäli kyse ei ole vakinaisesta työsuhteesta tekee kukin jaosto omalta osaltaan seuraaviin tehtäviin:

-        valmennuspäällikkö tai vastaava

-        Futis-Liigan toiminnanjohtaja ja toimihenkilöt

-        jalkapallon turnauspäällikkö

Jaostojen pöytäkirjat on toimitettava viipymättä sähköisesti toimistolle, josta pöytäkirjat toimitetaan johtajistolle              

RAHASTONHOITAJA

Joukkueiden rahastonhoitajan valitsee joukkue. Joukkueiden ja jaostojen kirjanpidossa on noudatettava talousohjeiden määräyksiä. Mikäli rahastonhoitajat maksavat palkkiota (erotuomarit), kopiot toimitetaan toimistolle seuraavan kuukauden 3. päivään mennessä.

Juniorijoukkueet eivät saa maksaa palkkaa eivätkä kulukorvauksia.

SOPIMUKSET

Henkilöillä, joilla on toimenkuva eri sektoreilla ja heille maksetaan siitä palkkaa/kulukorvausta, pitää olla kirjallinen sopimus.

Sopimukset neuvottelevat:

-        jaostojen vetäjien sopimukset neuvottelee jaoston puheenjohtaja ja johtajisto hyväksyy

-        jääkiekon valmennuspäällikön sopimuksen neuvottelee jääurheilujaoston puheenjohtaja

-        jalkapallon valmennuspäällikön tai vastaavan sopimuksen neuvottelee jaoston puheenjohtaja

-        salibandyn valmennuspäällikön sopimuksen neuvottelee jaoston puheenjohtaja

-        ringeten valmennuspäällikön sopimuksen neuvottelee jaoston puheenjohtaja

-        edellä mainitut sopimukset hyväksyvät ko. jaosto

-        valmentajien sopimukset neuvottelevat valmennuspäälliköt heille annetun määrärahan puitteissa ja esittää ne ko. jaoston puheenjohtajalle. Mikäli kyse on vakinaisesta tai tilapäisestä päätoimisesta työsuhteesta, päätöksen tekee johtokunta tai johtajisto Luontaiseduista päättää ko. jaosto esim. puhelinetu.

Huom!      Jokaisessa sopimuksessa pitää olla erikseen mainittuna henkilöllemaksettavan palkan määrä ja toisaalta Ilvekselle aiheutuvien tositteisiin perustuvien kustannusten yläraja. 

KÄYTÖSSÄ OLEVA ILVEKSEN OMAISUUS

Kun henkilön työ- tai valmennussuhde Ilvekseen päättyy, on hänen palautettava käytössään oleva Ilveksen omaisuus kuten puhelin, avaimet, tietokone ym. Ilveksen toimistoon. Ilveksellä on oikeus pidättää viimeisestä palkan- tai kulukorvauksen erästä erillisen laskelman mukainen summa tämän vakuudeksi. Vakuussumma palautetaan heti, kun omaisuus on toimitettu Ilveksen toimistoon. Tästä asiasta on myös laitettava sopimuskohta kaikkiin solmittaviin työ-, valmennus- ym. sopimuksiin.

Tietokoneessa olevat Ilvestä koskevat tiedostot kuuluvat Ilvekselle eivätkä ole käyttäjän henkilökohtaista omaisuutta.

SÄHKÖPOSTI 

Sähköpostiosoitetta etunimi.sukunimi@ilves.fi saa käyttää vain Ilvekseen liittyvissä asioissa, ei henkilökohtaisissa asioissa. Työ- tai valmennussuhteen päättyessä on Ilveksellä oikeus lopettaa henkilön nimellä oleva ilves.fi-sähköpostiosoite tai kääntää se toimen uudelle haltijalle, mikäli se on toimen hoitamisen kannalta välttämätöntä.

Tästä asiasta on laitettava sopimuskohta kaikkiin solmittaviin työ- ja valmennussopimuksiin.

SOPIMUSMALLIT

Johtajisto tarkistaa sopimuslomakkeet.

TILIEN AVAUS/LOPETUS

Joukkueiden tilien avaukset hoitaa/ohjeistaa toimistopäällikkö, tili avataan seuran osoittamaan pankkiin. Pankkia varten tehdään pöytäkirjaote, jossa mainitaan tilinkäyttäjä(t). Tilit avataan aina Ilveksen Y-tunnuksella.

TILIKAUSI                     

Seuran tilikausi on 1.5.–30.4.

TILINPÄÄTÖKSET

Joukkueiden on laadittava toiminnastaan Ilves ry:n ohjeiden mukaan tilinpäätös ja toimitettava toimistolle 31.5. mennessä tiliotteet, tositteet tuloslaskelma. Seuran kirjanpitäjä yhdistää tilit emoseuran kirjanpitoon. Seuran virallisina tilintarkastajina toimii vuosikokouksessa nimetyt tilintarkastajat.

TOIMINTAKERTOMUS

Joukkueiden päävalmentaja laatii joukkueen toiminnasta toimintakertomuksen, joka toimitetaan kauden päätyttyä ko. lajin valmennuspäällikölle. Koko seuran toimintakertomus kootaan toimistolla yhteistyössä puheenjohtajan ja jaostojen vetäjien kanssa esitettäväksi vuosikokouksessa.

TOIMINTASUUNNITELMA

Jokainen joukkue laatii toimintasuunnitelman ja toimittaa sen budjetin yhteydessä jaostonsa vetäjälle.

VAKUUTUKSET

Mikäli hallinnolla tai jaostoilla on omaisuutta (esim. tietokoneita, varusteita ym. rahanarvoista tavaraa) pitää olla voimassa oleva vakuutus. Kauden aikana myös uuden pelaajan lisenssivakuutus on tarkistettava.